Różnice inwentaryzacyjne w firmie

Przeprowadzenie inwentaryzacji w przedsiębiorstwie ma na celu ustalenie czy stan z ksiąg rachunkowych jest zgodny ze stanem zasobów majątkowych ze spisu z natury. Taki spis może ujawnić różnice pomiędzy tymi zapisami. Nazywane są one różnicami inwentaryzacyjnymi. Rozróżniamy kilka rodzajów różnic. Jedną z nich są niedobory. W tym przypadku stan rzeczywisty, który został ustalony podczas inwentaryzacji jest mniejszy od zapisów księgowych. Dotyczą one braków ilościowych i wartościowych. Nadwyżki z kolei prezentują odwrotną sytuację. Stan faktyczny jest wyższy od księgowego. To nadmiary ilościowe i wartościowe. Natomiast różnice jakościowe mają związek ze szkodami, gdy ma miejsce częściowa lub całościowa utrata pierwotnej wartości danych zasobów majątkowych. Takie różnice pojawiające się w trakcie przeprowadzania inwentaryzacji mogą mieć różne przyczyny. Mogą wynikać z cech fizyko-chemicznych. Naturalny proces wysychania, parowania lub inny może zmienić stan faktyczny. Inny powód różnic dotyczy błędów pracowników. Pracownik może błędnie zaksięgować operacje gospodarcze zmieniając w ten sposób stan księgowy zasobów majątkowych. Może się też zdarzyć, że nieprawidłową ilość zapasów wyda osobom trzecim lub nieodpowiednio je zapisze na dokumentach magazynowych. Czasami takie różnice mogą być spowodowane celowym działaniem pracowników. Zaliczają się do nich kradzieże.

Zasady obowiązujące podczas inwentaryzacji

Przeprowadzanie inwentaryzacji ma na celu sprawdzenie stanu księgowego zasobów majątkowych ze stanem faktycznym i naprawienie wszelkich nieprawidłowości. Podczas inwentaryzacji obowiązują ważne zasady, których się trzymanie zapewnia właściwe jej przeprowadzenie. Pierwsza zasada dotyczy kompletności wszystkich zasobów. Arkusz inwentaryzacji powinien zawierać wszystkie elementy, które są kontrolowane. Druga to zasada dokładności. Polega na ścisłym poddaniu kontroli majątku wraz ze szczegółowym identyfikowaniem produktów. Trzecia to zasada zamkniętych drzwi. W trakcie inwentaryzacji dostęp do zasobów majątkowych mogą mieć tylko osoby upoważnione. Należy uniemożliwić komukolwiek dokonanie zmian w stanie faktycznym majątku w trakcie inwentaryzacji. Zasada jednokrotności mówi, że każdy ze składników majątku może być ujęty w dokumentach inwentaryzacyjnych tylko jeden raz. Zasada uczestnictwa osób materialnie odpowiedzialnych mówi, że te osoby powinny być obecne przy inwentaryzacji, ale nie mogą być członkami komisji. Szóstą jest zasada ograniczonego zaufania oznacza, że do dokumentów należy wpisać zastany stan faktyczny. Nie wolno go dostosować do wartości księgowej. Ostatnia to zasada zaskoczeni, którą stosuje się wraz z ograniczonym zaufaniem do osób odpowiedzialnych materialnie. Polega na przeprowadzaniu inwentaryzacji poza ustalonym terminem.

Pasywa obce w firmie

Każde przedsiębiorstwo może korzystać oprócz z własnych źródeł pochodzenia majątku, również z obcych pasywów. Ich klasyfikacja jest prosta i nieskomplikowana. Wyróżnia się trzy główne kategorie pasywów obcych. I tak pierwszą z nich są rezerwy na zobowiązania. Tworzone są one w sytuacji, gdy termin wymagalności lub kwota zobowiązania jest trudna do określenia. Druga kategoria to zobowiązania. To najszersza z tych grup. Zawiera w sobie przynajmniej siedem podkategorii, które wliczają się do zobowiązań. Należą do nich kredyty bankowe. Kredytobiorca zobowiązuje się oddania całej kwoty kredytu wraz z odsetkami w oznaczonym terminie. Następnie to pożyczki, czyli dług wobec osób trzecich. Kolejne są zobowiązania wobec dostawców. Następne to zobowiązania powstające z zaliczek otrzymanych na dostawy. Wystawione weksle własne to zobowiązania wekslowe. Zobowiązania publicznoprawne wynikają z niezapłaconych podatków, ceł, składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Zobowiązania wobec pracowników z tytułu niezapłaconej podróży służbowej, niewypłaconych wynagrodzeń. Pozostałe zobowiązania obejmują składki na różne związki zawodowe, wobec PZU. Trzecia kategoria to rozliczenia międzyokresowe. Zalicza się do nich ujemną wartość firmy i inne rozliczenia, do których zalicza się rozliczenia międzyokresowe kosztów – bierne.

Pasywa własne przedsiębiorstwa

Pasywa przedsiębiorstwa to źródła pochodzenia całego majątku. Wskazują one skąd pochodzą zasoby majątkowe i kto ma prawo do dysponowania nimi. Dzielą się na kapitały własne i obce. Pasywa własne to kapitały podstawowe, nazywane też powierzonymi, które stanowią równowartość środków wniesionych przez właściciela w momencie założenia jednostki. Kolejne to kapitały samofinansowania, które są tworzone przez jednostkę w toku działalności. Główny podział własnych kapitałów obejmuje również zysk lub stratę z lat ubiegłych. To jest zysk niepodzielony z roku ubiegłego lub niepokryta strata bilansowa. Czwarta grupa obejmuje zysk lub stratę netto. To wynik finansowy jednostki. Może być dodatni i wtedy jest określany mianem zysku. Natomiast wynik ujemny oznacza stratę neto. Ważne jest to, że dotyczą one danego bieżącego okresu sprawozdawczego. Piąta grupa to odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego. Jest to zawsze wielkość ujemna. Zalicza się do nich na przykład kwot zaliczek pobrane na poczet spodziewanego zysku w spółkach. Ważne jest to, że w zależności od formy prawno-organizacyjnej zmienia się użycie określenia kapitał lub fundusz w odniesieniu do pasywów własnych. I tak przykładowo w spółkach akcyjnych i z ograniczoną odpowiedzialnością kapitałem podstawowym jest kapitał zakładowy, a kapitał samofinansowania nazywa się zapasowym lub rezerwowym.

Klasyfikacja aktywów obrotowych

Aktywa obrotowe przedsiębiorstwa to zasoby majątkowe, z których korzyści ekonomiczne osiąga się w ciągu jednego roku. Dzielą się na cztery główne grupy i każda na mniejsze kategorie, które uściślają zasoby, które wchodzą w skład. Pierwsza grupa to zapasy inaczej nazywane rzeczowymi aktywami obrotowymi. Z kolei kategorie wchodzące w skład tej grupy to materiały, półprodukty i produkty w toku, towary w przedsiębiorstwie handlowym oraz zaliczki na dostawy. Są one przeznaczone do zużycia lub sprzedaży. Druga ważna grupa to należności krótkoterminowe, a więc wymagane w okresie do 12 miesięcy. Zalicza się do nich należności od odbiorców, należności publicznoprawne, należności dochodzone na drodze sądowej, należności od pracowników oraz pozostałe należności, na przykład nadpłacone składki wobec instytucji. Trzecia grupa to inwestycje krótkoterminowe. Są to krótkoterminowe aktywa finansowe i inne inwestycje. Do pierwszej z tych kategorii zaliczamy udziały, akcje, papiery wartościowe, udzielone pożyczki, środki pieniężne zgromadzone w kasie i na rachunkach bankowych, czeki, weksle, lokaty, bony skarbowe. Ostatnia i czwarta grupa to krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe. Obejmują one koszty poniesione w danym okresie sprawozdawczym a przypadające do rozliczenia w ciągu jednego roku, licząc od dnia bilansowego.

Aktywa trwałe firmy

Majątek przedsiębiorstwa w ujęciu księgowym nazywany jest aktywami firmy. Dzieli się on na dwa główne działy. Aktywa trwałe i aktywa obrotowe. Różnica pomiędzy nimi wynika z czasu, w którym przedsiębiorstwo będzie osiągać korzyści ekonomiczne z określonych aktywów. Dlatego nazwa aktywa trwałe wskazuje na czas dłuższy niż jeden rok. Są to zasobu majątkowe, które są trwale związane z jednostką gospodarczą. Zużywają się stopniowo i można je wykorzystywać do prowadzenia działalności przez długi czas. Do tych aktywów zaliczamy wartości niematerialne i prawne. Są to prawa majątkowe nabyte przez jednostkę. Zaliczamy do nich na przykład nabytą wartość firmy, know-how, nabyte prawa do wynalazków, patentów, programy komputerowe, licencje, koncesje. Drugi rodzaj to rzeczowe aktywa trwałe. Najczęściej znane są z tej grupy środki trwałe. Kolejne to należności długoterminowe. Krótko mówiąc, to długi osób trzecich wobec naszego przedsiębiorstwa. Czwarta grupa to inwestycje długoterminowe. Zalicza się do nich nieruchomości inwestycyjne i niektóre wartości niematerialne i prawne oraz długoterminowe aktywa finansowe takie jak udziały, akcje, weksle. Piąta i ostatnia grupa to długoterminowe rozliczenia międzyokresowe. Są to aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego oraz inne rozliczenia, np. koszty, które uiszczamy z góry na następny miesiąc.

Koszty ponoszone przez przedsiębiorstwa

Rzeczą najzupełniej normalną w każdym przedsiębiorstwie jest ponoszenie kosztów prowadzenia działalności. Sytuacją pozytywną jest, gdy te koszty są mniejsze od przychodów. Tylko wtedy jest osiągany zysk. W przeciwnym wypadku, gdy koszty są wyższe od przychodów, przedsiębiorstwo ponosi stratę. To nie jest zadowalający wynik finansowy. W zależności od rodzaju, charakteru i specyfikacji działalności gospodarczej możemy ponosić różne koszty. Ale rozróżnienie na kategorie główne jest takie samo. Występują cztery główne rodzaje kosztów. Pierwsze to koszty z działalności podstawowej. Mają związek z podstawową działalnością przedsiębiorstwa. Ponoszone są one także przez inne przedsiębiorstwa. Innym rodzajem kosztów są koszty operacyjne. Są one niezwiązane z głównym profilem działalności, ale konieczne do jego prawidłowego funkcjonowania. Zaliczamy do nich na przykład kary, które należy zapłacić innym jednostkom za nieterminową dostawę i tym podobne. Trzeci rodzaj to koszty finansowe. Mają związek ze środkami pieniężnymi. Dlatego należą do nich różnego rodzaju odsetki, które musimy zapłacić innym jednostkom. To na przykład odsetki od kredytu. Ostatnia kategoria kosztów to straty nadzwyczajne. Nazwa wskazuje, że występują tylko w sytuacjach losowych, takich jak powódź, pożar i wiążą się ze znaczną utratą majątku firmy.

Przychody osiągane przez jednostkę gospodarczą

Każda działalność gospodarcza zostaje zakładana w pewnym celu. Najczęściej jest to osiąganie przychodów i zysku. Aby jednak zysk był możliwy do osiągnięcia przychody muszą być wyższe niż poniesione koszty. Przychody jednostki gospodarczej możemy podzielić na cztery główne kategorie. Pierwsza z nich to przychody ze sprzedaży. W zależności od tego, jaką działalność prowadzimy i co sprzedajemy mogą to być przychody ze sprzedaży towarów w przedsiębiorstwie handlowym. Przedsiębiorstwo produkcyjne może osiągać przychody ze sprzedaży wyrobów gotowych. Wszystkie mogą dodatkowo mieć przychody ze sprzedaży materiałów. Inny rodzaj przychodów to przychody operacyjne niezwiązane z działalnością podstawową, czyli niezwiązane ze sprzedażą. Należą do nich między innymi przychody od innych jednostek, jako otrzymane kary na przykład za nieterminową dostawę materiałów. Trzecia grupa przychodów to przychody finansowe. Jak sama nazwa wskazuje będą miały związek z finansową działalnością każdego przedsiębiorstwa. Należą do nich na przykład odsetki od środków pieniężnych zgromadzonych na rachunkach bankowych. Czwarta kategoria to zyski nadzwyczajne. Zaliczamy do nich te wszystkie sytuacje, które nie były przewidziane w przedsiębiorstwie, a które zwiększyły osiągnięte przychody. Są to na przykład przychody z likwidacji zdarzeń losowych, takie jak odszkodowania.

Droga do bycia księgowym

Zawód księgowego jest niezwykle odpowiedzialnym zajęciem. Nie trzeba do tego nikogo przekonywać. Wszyscy wiemy jak trudno jest prowadzić finanse przedsiębiorstwa zgodnie z wszelkimi zmieniającymi się ustawami i prawem. Poza tym, trzeba to lubić. Nie każdy nadaje się na księgowego. Najlepiej sprawdzi się w tym zawodzie ktoś opanowany, cierpliwy i spokojny. Ważne jest też to, żeby odznaczał się ścisłością umysłu. Jeśli w szkole podstawowej i gimnazjalnej świetnie czujemy się z matematyką i innymi przedmiotami ścisłymi to prawdopodobnie bylibyśmy dobrymi księgowymi. Jeśli już zdecydujemy się na zawód związany z matematyką to niekoniecznie musimy wybierać liceum o profilu matematycznym. Wszystko zależy od wybranego zawodu, do którego dążymy. Jeśli będzie to zawód księgowego, to nie ma lepszej szkoły średniej od technikum ekonomicznego. Liceum profilowane ekonomiczne nie będzie tak dobrym przygotowaniem jak technikum. W technikum ekonomicznym prowadzone są zajęcia przygotowujące do matury i równoległe trwają lekcje przygotowujące do zdania egzaminu zawodowego. Zdanie tego egzaminu daje każdemu tytuł technika ekonomisty. Następnie należy wybrać szkołę wyższą. Typowy zawód ekonomista zadowoli się kierunkiem ekonomia. Natomiast zawód księgowego wymaga bardziej specjalistycznych studiów: finanse i rachunkowość to najlepszy wybór.

Dlaczego księgowość przeraża?

Wiele osób nie chce nawet słyszeć słowa księgowość. Powodów oczywiście może być wiele. Każdy z nas jest inny i dlatego każdy może mieć swoje własne, odmienne zdanie. Różne rzeczy mogą być dla nas proste i różne sprawiają trudności. Tym bardziej powinniśmy się zastanowić, dlaczego dla większości Polaków księgowość jest prawie jak czarna magia. To oczywiście hiperbola, ale wiele osób zgodzi się, że księgowość jest trudna. I tutaj ile osób zapytamy, tyle może być odpowiedzi. Jednak najpopularniejsze dotyczą skomplikowanych działań, które musi wykonywać księgowy. Ponadto wszyscy wiedzą o trudnym i ciągle zmieniającym się prawie. Praca księgowego wymaga ciągłej nauki. To nie jest zawód dla osób, które nie lubią się uczyć lub mają trudności z nauką. Księgowość przeraża również, dlatego, że łatwo w niej o błąd. Z kolei każde niedociągnięcia, błędy czy niedotrzymanie terminów może skończyć się katastrofalnie dla przedsiębiorstwa. Nie jest ona odpowiednia dla laików. Nie poradzą sobie bez pomocy księgowego. Najlepiej poradzą sobie ci, którzy ukończyli odpowiednie szkoły, kursy i na bieżąco śledzą zmiany prawa, wchodzące w życie ustawy i ciągle się kształcą w tym kierunku. Jeśli spełniamy te wszystkie warunki to warto pomyśleć o pracy w tym zawodzie. Na rynku odczuwany jest deficyt dobrych, solidnych i niedrogich księgowych.